1. Khi soạn thảo một văn bản hành chính, nguyên tắc nào sau đây là quan trọng nhất để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực?
A. Sử dụng ngôn ngữ tùy tiện, không theo quy chuẩn.
B. Tuân thủ đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và quy định về ngôn ngữ.
C. Chỉ cần nội dung đúng, không cần hình thức.
D. Gửi văn bản đi ngay mà không cần kiểm tra lại.
2. Nguyên tắc ‘chia sẻ thông tin’ trong quản trị văn phòng có ý nghĩa gì đối với sự phối hợp?
A. Giữ kín mọi thông tin cho riêng mình.
B. Tạo điều kiện cho các bộ phận, cá nhân liên quan nắm bắt thông tin kịp thời để phối hợp công việc hiệu quả.
C. Chỉ chia sẻ thông tin với cấp trên.
D. Chia sẻ thông tin một cách tùy tiện, không có hệ thống.
3. Vai trò của việc lưu trữ và quản lý tài liệu giấy trong văn phòng là gì?
A. Chỉ cần lưu trữ tất cả mọi thứ mà không cần phân loại.
B. Đảm bảo tính pháp lý, dễ dàng tra cứu và bảo quản thông tin quan trọng của tổ chức.
C. Tốn diện tích và gây lộn xộn.
D. Sử dụng thay cho giấy nháp.
4. Vai trò của công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng hiện đại là gì?
A. Chỉ dùng để thay thế máy đánh chữ cũ.
B. Tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và khả năng giao tiếp.
C. Tạo thêm công việc thủ công.
D. Phức tạp hóa các quy trình đơn giản.
5. Yếu tố nào là quan trọng nhất khi thiết lập hệ thống email nội bộ trong văn phòng?
A. Sử dụng các địa chỉ email cá nhân.
B. Xây dựng quy định rõ ràng về cách sử dụng, định dạng email và bảo mật thông tin.
C. Chỉ gửi email cho những người cần biết.
D. Sử dụng email để tán gẫu.
6. Trong quản lý hành chính văn phòng, việc tuân thủ ‘thời hiệu xử lý công việc’ nhằm mục đích gì?
A. Tạo ra sự chậm trễ trong công việc.
B. Đảm bảo công việc được giải quyết kịp thời, hiệu quả và tránh tồn đọng.
C. Chỉ áp dụng cho các công việc khẩn cấp.
D. Giảm thiểu trách nhiệm của người xử lý.
7. Nguyên tắc ‘quản lý theo ngoại lệ’ trong quản trị văn phòng có ý nghĩa gì?
A. Chỉ giải quyết những vấn đề bất thường, không quan tâm đến hoạt động thường ngày.
B. Người quản lý chỉ tập trung vào những sai lệch so với kế hoạch hoặc tiêu chuẩn đã đề ra.
C. Tất cả các công việc đều được quản lý chặt chẽ đến từng chi tiết nhỏ.
D. Chỉ giải quyết các vấn đề do cấp dưới đề xuất.
8. Chức năng chính của bộ phận văn phòng trong một tổ chức là gì?
A. Đảm bảo hoạt động hậu cần, hỗ trợ thông tin và điều phối công việc chung của tổ chức.
B. Chỉ chịu trách nhiệm về việc mua sắm vật tư tiêu hao.
C. Thực hiện các chiến lược marketing và bán hàng.
D. Phát triển sản phẩm mới.
9. Khi đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, yếu tố nào KHÔNG nên được xem xét?
A. Chất lượng và số lượng công việc hoàn thành.
B. Sự tuân thủ quy định và thái độ làm việc.
C. Mối quan hệ cá nhân với cấp trên.
D. Khả năng đóng góp và phát triển.
10. Đâu là nguyên tắc cơ bản trong việc sắp xếp và tổ chức không gian làm việc tại văn phòng?
A. Sắp xếp mọi thứ ngẫu nhiên, tùy tiện.
B. Tối ưu hóa công năng sử dụng, đảm bảo sự gọn gàng, ngăn nắp và thuận tiện cho công việc.
C. Chỉ ưu tiên tính thẩm mỹ.
D. Để mọi vật dụng ở vị trí dễ thấy nhất.
11. Trong quản lý công văn đi, yếu tố nào cần được chú trọng để đảm bảo tính chính xác và kịp thời?
A. Chỉ cần đóng dấu là xong.
B. Tuân thủ đúng quy trình ban hành, chuyển phát và lưu trữ văn bản đi.
C. Gửi văn bản đi mà không cần đăng ký.
D. Chỉ gửi cho những người quen biết.
12. Yếu tố nào sau đây KHÔNG thuộc về các hoạt động quản lý hồ sơ trong văn phòng?
A. Phân loại và sắp xếp hồ sơ theo hệ thống đã định.
B. Lưu trữ hồ sơ an toàn và bảo mật.
C. Tiêu hủy hồ sơ hết giá trị sử dụng theo quy định.
D. Tự động tạo ra nội dung mới cho các văn bản cũ.
13. Trong quản lý thời gian cá nhân ở văn phòng, kỹ thuật ‘Pomodoro’ là gì?
A. Làm việc liên tục không nghỉ ngơi.
B. Làm việc tập trung trong khoảng thời gian ngắn (ví dụ 25 phút) xen kẽ các khoảng nghỉ ngắn.
C. Chỉ ưu tiên các công việc khẩn cấp.
D. Phân chia công việc cho người khác làm.
14. Việc tổ chức cuộc họp hiệu quả trong quản trị văn phòng đòi hỏi những yếu tố nào?
A. Chỉ cần có người chủ trì và người ghi biên bản.
B. Chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung, chương trình, mời người phù hợp và quản lý thời gian chặt chẽ.
C. Tập trung thảo luận mọi vấn đề phát sinh mà không cần chương trình cụ thể.
D. Cho phép mọi người nói tự do không giới hạn thời gian.
15. Tầm quan trọng của việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực trong môi trường văn phòng là gì?
A. Chỉ tạo ra sự thoải mái mà không ảnh hưởng đến hiệu suất.
B. Nâng cao tinh thần làm việc, sự gắn kết của nhân viên và hiệu quả hoạt động chung.
C. Làm giảm sự cạnh tranh giữa các phòng ban.
D. Tăng cường sự phụ thuộc vào quy định.
16. Trong giao tiếp văn phòng, nguyên tắc ‘lắng nghe chủ động’ có nghĩa là gì?
A. Ngắt lời người nói khi có ý kiến.
B. Tập trung hoàn toàn vào người nói, thể hiện sự quan tâm và hiểu rõ thông điệp.
C. Chỉ nghe những gì mình muốn nghe.
D. Suy nghĩ về câu trả lời trong khi người khác đang nói.
17. Việc tạo ra một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh trong văn phòng có ý nghĩa gì?
A. Chỉ là một quy định hình thức.
B. Giảm thiểu tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và nâng cao tinh thần, sức khỏe của nhân viên.
C. Tăng cường sự giám sát chặt chẽ.
D. Hạn chế sự tương tác giữa nhân viên.
18. Việc lập kế hoạch công việc hàng ngày/tuần giúp ích gì cho người làm văn phòng?
A. Tạo thêm áp lực và ràng buộc.
B. Xác định mục tiêu rõ ràng, ưu tiên công việc và quản lý thời gian hiệu quả hơn.
C. Giảm thiểu sự sáng tạo và linh hoạt.
D. Chỉ tập trung vào những công việc đã lên kế hoạch.
19. Trong quản lý văn phòng, việc tự động hóa quy trình nào sau đây mang lại hiệu quả cao nhất?
A. Tự động hóa việc pha cà phê.
B. Tự động hóa các quy trình hành chính lặp đi lặp lại như nhập liệu, xử lý văn bản, gửi thông báo.
C. Tự động hóa việc sắp xếp bàn ghế.
D. Tự động hóa việc kiểm tra giờ làm của nhân viên.
20. Nguyên tắc ‘phân công công việc hợp lý’ đòi hỏi người quản lý phải làm gì?
A. Giao tất cả công việc cho một người giỏi nhất.
B. Phân công công việc dựa trên năng lực, sở trường và khối lượng công việc của từng cá nhân.
C. Giao việc ngẫu nhiên cho mọi người.
D. Chỉ giao những việc dễ làm.
21. Khi tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử, nguyên tắc ‘sao lưu định kỳ’ có ý nghĩa gì?
A. Lưu trữ lại các bản sao không cần thiết.
B. Đảm bảo an toàn dữ liệu, phòng ngừa mất mát thông tin do lỗi hệ thống hoặc sự cố bất ngờ.
C. Chỉ sao lưu những tài liệu quan trọng nhất.
D. Sao lưu một lần rồi không cần làm nữa.
22. Trong quản lý công việc nhóm, vai trò của người trưởng nhóm là gì?
A. Chỉ giao việc và chờ kết quả.
B. Hướng dẫn, điều phối, hỗ trợ và tạo động lực cho các thành viên hoàn thành mục tiêu chung.
C. Thực hiện tất cả công việc của nhóm.
D. Chỉ tập trung vào việc báo cáo tiến độ.
23. Khi xử lý công văn đến, bước nào sau đây là quan trọng nhất?
A. Đọc lướt qua để biết nội dung.
B. Tiếp nhận, phân loại, đăng ký và trình người có thẩm quyền xử lý theo quy định.
C. Chuyển ngay cho người có liên quan mà không ghi nhận.
D. Bỏ qua những văn bản không liên quan trực tiếp.
24. Trong quản lý hiệu suất, chỉ số KPI (Key Performance Indicator) là gì?
A. Là một loại hình phạt dành cho nhân viên kém hiệu quả.
B. Là các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động và mức độ đạt được mục tiêu đề ra.
C. Là một công cụ để kiểm soát mọi hoạt động của nhân viên.
D. Là những mục tiêu không thể đo lường được.
25. Yếu tố nào ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng điện thoại trong giao tiếp văn phòng?
A. Nói chuyện cá nhân dài dòng.
B. Sử dụng giọng điệu lịch sự, rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
C. Để điện thoại reo quá lâu.
D. Chỉ trả lời những cuộc gọi từ người quan trọng.
26. Trong quản lý hành chính, nguyên tắc ‘một cửa’ hoặc ‘một đầu mối’ nhằm mục đích gì?
A. Tăng cường sự phức tạp trong thủ tục.
B. Tạo sự thuận tiện, minh bạch và giảm thiểu thời gian xử lý cho người dân/doanh nghiệp.
C. Chỉ giải quyết các vấn đề nội bộ.
D. Giảm bớt trách nhiệm của cán bộ.
27. Hoạt động nào sau đây thuộc về công tác lễ tân trong văn phòng?
A. Xử lý các vấn đề kỹ thuật của máy tính.
B. Tiếp đón, hướng dẫn khách và sắp xếp các lịch hẹn, phòng họp.
C. Soạn thảo các báo cáo tài chính.
D. Kiểm soát an ninh mạng.
28. Trong quản lý tài liệu điện tử, việc đặt tên file khoa học giúp ích gì?
A. Làm cho việc tìm kiếm trở nên khó khăn hơn.
B. Dễ dàng tìm kiếm, phân loại và quản lý tài liệu một cách hiệu quả.
C. Tăng dung lượng lưu trữ.
D. Tạo ra sự nhầm lẫn về nội dung.
29. Mục đích chính của việc kiểm soát văn phòng phẩm là gì?
A. Đảm bảo cung cấp đủ số lượng mà không quan tâm đến chi phí.
B. Quản lý chi phí hiệu quả, tránh lãng phí và đảm bảo đủ vật tư phục vụ công việc.
C. Chỉ ghi nhận số lượng đã sử dụng.
D. Tăng cường việc mua sắm vật phẩm đắt tiền.
30. Trong quản trị văn phòng hiện đại, yếu tố nào được xem là nền tảng để xây dựng môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp?
A. Chỉ tập trung vào trang thiết bị văn phòng hiện đại.
B. Thiết lập quy trình làm việc minh bạch, rõ ràng và kỷ luật lao động nghiêm minh.
C. Tuyển dụng nhân sự có bằng cấp cao nhất mà không quan tâm đến kỹ năng mềm.
D. Tổ chức các buổi tiệc tùng để tăng cường sự gắn kết.
31. Mục đích chính của việc phân loại và sắp xếp công văn, tài liệu theo hệ thống là gì?
A. Tạo ra một kho lưu trữ đồ sộ.
B. Giúp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, sử dụng và bảo quản.
C. Tăng cường tính bảo mật cho thông tin.
D. Giảm thiểu thời gian xử lý văn bản.
32. Chính sách ‘không giấy tờ’ (paperless office) trong quản trị văn phòng hiện đại mang lại lợi ích chính nào?
A. Giảm chi phí in ấn và lưu trữ giấy tờ vật lý.
B. Tăng cường khả năng cộng tác trực tuyến giữa các phòng ban.
C. Cải thiện bảo mật thông tin nhờ mã hóa dữ liệu số.
D. Tất cả các lợi ích trên.
33. Khi tiếp nhận phản hồi tiêu cực từ khách hàng hoặc đối tác, cách ứng xử nào là phù hợp nhất trong môi trường văn phòng?
A. Phớt lờ hoặc bào chữa ngay lập tức.
B. Lắng nghe cẩn thận, thấu hiểu vấn đề và đưa ra giải pháp phù hợp.
C. Đổ lỗi cho người khác hoặc hoàn cảnh.
D. Phản hồi một cách gay gắt để bảo vệ uy tín.
34. Nguyên tắc ‘sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái’ (alphabetical order) là phương pháp phổ biến để tổ chức loại tài liệu nào?
A. Hồ sơ dự án.
B. Tài liệu kỹ thuật.
C. Danh bạ khách hàng, danh sách nhân viên.
D. Báo cáo tài chính.
35. Việc lập kế hoạch công tác văn phòng hàng tháng giúp đạt được mục tiêu gì?
A. Tăng cường sự linh hoạt trong việc ứng phó với các tình huống phát sinh.
B. Đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng thời hạn và có hiệu quả.
C. Giảm thiểu sự phụ thuộc vào công nghệ thông tin.
D. Tạo cơ hội để nhân viên tự chủ trong công việc.
36. Việc tổ chức đào tạo nghiệp vụ văn phòng cho nhân viên mới có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp?
A. Giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập và thực hiện công việc hiệu quả.
B. Giảm thiểu sai sót trong quá trình tác nghiệp.
C. Nâng cao năng suất và chất lượng công việc chung.
D. Tất cả các ý nghĩa trên.
37. Quản lý thời gian hiệu quả trong văn phòng bao gồm những hoạt động nào sau đây?
A. Ưu tiên hóa công việc, lập kế hoạch và tránh sao nhãng.
B. Làm việc liên tục không nghỉ ngơi để hoàn thành sớm.
C. Phân công lại toàn bộ công việc cho người khác.
D. Chỉ tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
38. Theo quy định về quản lý văn bản, ‘bản chính’ của văn bản là gì?
A. Bản sao duy nhất của văn bản.
B. Bản gốc được đóng dấu và ký bởi người có thẩm quyền.
C. Bản điện tử được lưu trữ trên máy chủ.
D. Bản do người nhận sao chụp lại.
39. Yếu tố nào sau đây KHÔNG phải là đặc điểm của một văn bản hành chính?
A. Tính pháp lý.
B. Tính thông tin.
C. Tính sáng tạo và cá nhân hóa cao.
D. Tính hệ thống.
40. Trong quản lý hồ sơ, nguyên tắc ‘lưu trữ theo thời hạn’ (retention period) nhằm mục đích gì?
A. Giảm thiểu chi phí lưu trữ bằng cách loại bỏ tài liệu cũ.
B. Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lưu trữ.
C. Tăng cường khả năng truy cập vào các tài liệu quan trọng.
D. Cả hai mục đích A và B.
41. Khi xử lý các tình huống phát sinh bất ngờ trong văn phòng, người quản lý cần có kỹ năng gì nổi bật?
A. Khả năng ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
B. Kỹ năng giao tiếp ứng xử khéo léo.
C. Khả năng thích ứng và giải quyết vấn đề linh hoạt.
D. Tất cả các kỹ năng trên.
42. Việc sử dụng thư điện tử (email) trong giao tiếp văn phòng có ưu điểm nổi bật nào?
A. Tốc độ truyền tin nhanh và khả năng gửi cho nhiều người cùng lúc.
B. Lưu lại lịch sử trao đổi, dễ dàng tra cứu.
C. Có thể đính kèm nhiều loại tệp tin khác nhau.
D. Tất cả các ưu điểm trên.
43. Khi có nhiều công việc cùng lúc, phương pháp ‘ma trận Eisenhower’ (Eisenhower Matrix) giúp người quản lý văn phòng xác định điều gì?
A. Thứ tự ưu tiên của công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng.
B. Ai là người phù hợp nhất để giao phó công việc.
C. Thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi công việc.
D. Các nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ.
44. Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất để xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả?
A. Trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại.
B. Chính sách lương thưởng cạnh tranh.
C. Sự hợp tác, tôn trọng lẫn nhau và kỷ luật lao động.
D. Tổ chức nhiều hoạt động vui chơi, giải trí.
45. Khi phân công công việc cho nhân viên, yếu tố nào cần được xem xét đầu tiên để đảm bảo hiệu quả?
A. Sở thích và nguyện vọng của nhân viên.
B. Khả năng, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên.
C. Mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc.
D. Thời gian hoàn thành công việc.
46. Việc xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng (CRM) trong quản trị văn phòng hiện đại có vai trò gì?
A. Tăng cường khả năng quản lý thông tin khách hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
B. Giảm thiểu chi phí marketing trực tiếp.
C. Cải thiện hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo.
D. Đảm bảo tính bảo mật cho thông tin cá nhân.
47. Một văn bản hành chính được coi là có giá trị pháp lý khi nào?
A. Khi được soạn thảo bởi một chuyên viên có kinh nghiệm.
B. Khi có đầy đủ các yếu tố cấu thành văn bản và được ban hành theo đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục.
C. Khi được lưu trữ cẩn thận trong hồ sơ.
D. Khi được truyền đạt đến tất cả các bộ phận liên quan.
48. Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (nay đã được thay thế bởi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP), con dấu của cơ quan, tổ chức được sử dụng trong trường hợp nào sau đây?
A. Chỉ dùng để đóng trên các văn bản ban hành.
B. Dùng để đóng trên bản sao văn bản khi có yêu cầu chứng thực.
C. Dùng để đóng trên các tài liệu nội bộ không có giá trị pháp lý.
D. Chỉ người đứng đầu cơ quan mới được phép đóng dấu.
49. Một trong những nguyên tắc quan trọng khi soạn thảo văn bản hành chính là gì?
A. Sử dụng ngôn ngữ hoa mỹ, nhiều thuật ngữ chuyên ngành.
B. Tuân thủ đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và ngôn ngữ trang trọng, dễ hiểu.
C. Chỉ tập trung vào việc truyền đạt ý kiến cá nhân.
D. Nội dung càng dài càng thể hiện sự chi tiết.
50. Trong quản trị văn phòng hiện đại, yếu tố nào đóng vai trò quan trọng nhất trong việc nâng cao hiệu quả làm việc và tạo môi trường chuyên nghiệp?
A. Sử dụng công nghệ thông tin tiên tiến để tự động hóa quy trình.
B. Tổ chức và sắp xếp không gian làm việc khoa học, gọn gàng.
C. Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng, hiệu quả và phân công trách nhiệm minh bạch.
D. Đào tạo và phát triển kỹ năng mềm cho đội ngũ nhân viên.
51. Trong môi trường văn phòng, ‘văn hóa giao tiếp không lời’ (non-verbal communication) bao gồm những yếu tố nào?
A. Ánh mắt, cử chỉ, điệu bộ và trang phục.
B. Sử dụng email và tin nhắn nội bộ.
C. Ngôn ngữ viết trong các báo cáo.
D. Tốc độ phản hồi các yêu cầu.
52. Khi tổ chức một cuộc họp, việc chuẩn bị ‘kịch bản’ (agenda) chi tiết cho cuộc họp có tác dụng gì?
A. Đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng trình tự và thời gian.
B. Tăng cường sự tham gia của tất cả thành viên.
C. Giúp mọi người chuẩn bị trước các thông tin cần thiết.
D. Tất cả các tác dụng trên.
53. Trong công tác lễ tân văn phòng, nguyên tắc ‘chuyên nghiệp và lịch sự’ thể hiện ở điểm nào?
A. Luôn mỉm cười và chào hỏi khách khi họ đến.
B. Trang phục chỉnh tề, thái độ cởi mở, sẵn sàng hỗ trợ.
C. Biết cách pha trà, cà phê tiếp khách.
D. Giới thiệu đúng chức danh và vai trò của mọi người.
54. Theo quy định về thể thức văn bản hành chính, phần nào của văn bản chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung?
A. Phần quốc hiệu và tiêu ngữ.
B. Phần tên loại văn bản và số, ký hiệu.
C. Phần người soạn thảo và người duyệt.
D. Phần nơi nhận.
55. Trong việc quản lý tài liệu văn phòng, nguyên tắc ‘sắp xếp theo chủ đề’ (thematic organization) giúp ích gì cho người sử dụng?
A. Tăng cường khả năng tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác.
B. Giảm thiểu không gian lưu trữ cần thiết.
C. Đảm bảo tính bảo mật cho các tài liệu nhạy cảm.
D. Tạo sự đồng nhất về định dạng cho toàn bộ tài liệu.
56. Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, thể thức văn bản hành chính bao gồm những thành phần nào?
A. Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, số, ký hiệu, địa danh, ngày tháng.
B. Chỉ bao gồm tên loại văn bản và nội dung.
C. Tên cơ quan ban hành, thời gian ban hành và chữ ký.
D. Quốc hiệu, tiêu ngữ và nội dung chính.
57. Khi biên tập văn bản, tác giả cần chú trọng nhất đến yếu tố nào để đảm bảo văn bản chất lượng?
A. Độ dài của văn bản.
B. Tính logic, mạch lạc, chính xác về nội dung và chuẩn xác về ngữ pháp, chính tả.
C. Số lượng thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng.
D. Sự phong phú về từ vựng.
58. Việc tạo ra một hệ thống quản lý công việc (task management system) trong văn phòng mang lại lợi ích gì cho đội nhóm?
A. Giúp mọi người theo dõi tiến độ công việc của bản thân và đồng đội.
B. Tăng cường sự minh bạch trong việc phân công và hoàn thành nhiệm vụ.
C. Hỗ trợ việc đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân.
D. Tất cả các lợi ích trên.
59. Khi tiếp nhận và xử lý công văn đến, bước nào là quan trọng nhất để đảm bảo tính hệ thống và khả năng truy xuất thông tin sau này?
A. Phân loại công văn theo mức độ khẩn cấp.
B. Đóng dấu mật hoặc dấu hỏa tốc theo quy định.
C. Đăng ký vào sổ theo dõi hoặc hệ thống quản lý văn bản điện tử.
D. Chuyển ngay đến bộ phận hoặc người có trách nhiệm giải quyết.
60. Theo quy định hiện hành của Việt Nam về thể thức văn bản hành chính, phần ‘kính gửi’ của văn bản được trình bày như thế nào?
A. Đặt ở góc trên, bên phải của trang đầu tiên.
B. Đặt ở cuối văn bản, ngay trước phần chữ ký.
C. Đặt dưới phần số, ký hiệu và địa danh, ngày tháng năm.
D. Không bắt buộc phải có trong mọi văn bản.
61. Yếu tố nào KHÔNG thuộc về nguyên tắc tổ chức công việc khoa học trong văn phòng hiện đại?
A. Phân công công việc rõ ràng, có cơ chế kiểm tra, giám sát hiệu quả.
B. Tạo điều kiện cho nhân viên tự chủ hoàn toàn, không cần giám sát.
C. Sử dụng công nghệ hỗ trợ tối đa trong xử lý thông tin và giao tiếp.
D. Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, cá nhân.
62. Trong việc giải quyết xung đột tại văn phòng, phương pháp nào thường được khuyến khích áp dụng đầu tiên?
A. Phớt lờ vấn đề và hy vọng nó sẽ tự biến mất.
B. Can thiệp ngay lập tức bằng cách ra lệnh hoặc áp đặt quyết định.
C. Thúc đẩy đối thoại cởi mở, lắng nghe các bên và tìm kiếm giải pháp cùng thắng.
D. Yêu cầu một bên phải nhượng bộ hoàn toàn.
63. Trong bối cảnh làm việc từ xa, công cụ nào đóng vai trò quan trọng nhất trong việc duy trì sự kết nối và phối hợp giữa các thành viên trong nhóm?
A. Máy fax.
B. Phần mềm họp trực tuyến và nền tảng giao tiếp nhóm (ví dụ: Zoom, Microsoft Teams, Slack).
C. Hệ thống thư từ nội bộ chỉ đọc.
D. Sổ ghi chép tay.
64. Trong quản trị văn phòng, ‘văn hóa tổ chức’ được hiểu là gì?
A. Chỉ bao gồm các quy định, quy chế của công ty.
B. Tập hợp các giá trị, niềm tin, chuẩn mực hành vi được chia sẻ chung trong tổ chức.
C. Là hệ thống các phòng ban và cách thức chúng tương tác với nhau.
D. Chỉ là cách bài trí không gian làm việc và các thiết bị văn phòng.
65. Việc tổ chức cuộc họp hiệu quả thường bắt đầu bằng hành động nào?
A. Bắt đầu cuộc họp ngay khi mọi người đã có mặt.
B. Phân phát tài liệu cuộc họp cho tất cả người tham dự.
C. Xác định rõ mục tiêu và chuẩn bị chương trình nghị sự chi tiết.
D. Phân công người ghi biên bản ngay từ đầu.
66. Trong việc quản lý dự án văn phòng, vai trò của ‘người quản lý dự án’ là gì?
A. Chỉ thực hiện các công việc được giao.
B. Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, điều phối nguồn lực, theo dõi tiến độ và đảm bảo dự án hoàn thành đúng mục tiêu.
C. Chỉ tập trung vào việc báo cáo kết quả.
D. Đưa ra các ý tưởng sáng tạo mà không cần quan tâm đến thực thi.
67. Mục tiêu chính của việc chuẩn hóa quy trình làm việc trong văn phòng là gì?
A. Tạo ra sự khác biệt và độc đáo cho mỗi quy trình.
B. Tăng cường sự phức tạp và yêu cầu nhiều bước hơn.
C. Đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả và dễ dàng kiểm soát.
D. Giảm thiểu sự cần thiết của việc đào tạo nhân viên mới.
68. Biện pháp nào giúp giảm thiểu tình trạng quá tải thông tin (information overload) trong môi trường văn phòng?
A. Yêu cầu tất cả nhân viên đọc và phản hồi mọi email nhận được.
B. Thiết lập các quy tắc rõ ràng về việc sử dụng kênh giao tiếp và lọc thông tin.
C. Sử dụng nhiều kênh giao tiếp khác nhau cho cùng một nội dung.
D. Tăng cường gửi các bản tin nội bộ có nội dung dài và chi tiết.
69. Yếu tố nào sau đây là cốt lõi của ‘quản lý tri thức’ (knowledge management) trong văn phòng?
A. Chỉ tập trung vào việc lưu trữ các tài liệu.
B. Thu thập, tổ chức, chia sẻ và sử dụng tri thức một cách hiệu quả để nâng cao hiệu suất.
C. Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ mà không có mục đích rõ ràng.
D. Khuyến khích nhân viên giữ bí mật kiến thức cá nhân.
70. Biện pháp nào sau đây KHÔNG hiệu quả trong việc nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên văn phòng?
A. Ghi nhận và khen thưởng kịp thời những đóng góp xuất sắc.
B. Tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp và đào tạo liên tục.
C. Thường xuyên đưa ra các chỉ trích gay gắt và không mang tính xây dựng.
D. Xây dựng môi trường làm việc cởi mở, tôn trọng và công bằng.
71. Trong quản trị văn phòng, việc lập kế hoạch công việc bao gồm những bước chính nào theo trình tự logic?
A. Xác định mục tiêu, phân tích nguồn lực, lựa chọn phương án, xây dựng lịch trình chi tiết.
B. Phân tích nguồn lực, xác định mục tiêu, xây dựng lịch trình chi tiết, lựa chọn phương án.
C. Lựa chọn phương án, xác định mục tiêu, phân tích nguồn lực, xây dựng lịch trình chi tiết.
D. Xây dựng lịch trình chi tiết, lựa chọn phương án, xác định mục tiêu, phân tích nguồn lực.
72. Để đảm bảo an toàn thông tin tại văn phòng, hành động nào là quan trọng nhất?
A. Chia sẻ mật khẩu tài khoản với đồng nghiệp.
B. Sử dụng mật khẩu mạnh, thay đổi định kỳ và không chia sẻ với bất kỳ ai.
C. Chỉ lưu trữ thông tin nhạy cảm trên USB cá nhân.
D. Để máy tính không khóa khi rời khỏi bàn làm việc.
73. Khi đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên văn phòng, tiêu chí nào sau đây ít được ưu tiên hơn trong môi trường làm việc hiện đại?
A. Số lượng công việc hoàn thành đúng hạn.
B. Chất lượng công việc và sự sáng tạo trong giải quyết vấn đề.
C. Thời gian có mặt tại văn phòng và sự chuyên cần.
D. Mức độ đóng góp vào mục tiêu chung của phòng ban/tổ chức.
74. Nguyên tắc ‘lập kế hoạch trước, thực hiện sau’ trong quản trị văn phòng giúp đảm bảo điều gì?
A. Tăng cường sự tùy hứng và linh hoạt không theo kế hoạch.
B. Giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo đạt được mục tiêu.
C. Tạo ra sự chậm trễ trong quá trình thực hiện công việc.
D. Chỉ tập trung vào các công việc có tính đột xuất.
75. Yếu tố nào sau đây đóng vai trò quan trọng nhất trong việc xây dựng mối quan hệ làm việc tích cực giữa các đồng nghiệp trong văn phòng?
A. Chỉ tập trung vào công việc cá nhân và không tương tác với người khác.
B. Giao tiếp cởi mở, tôn trọng lẫn nhau và hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết.
C. Thường xuyên phàn nàn về công việc và ban lãnh đạo.
D. Chỉ nói chuyện với những người mình thích.
76. Trong quản trị văn phòng, vai trò của bộ phận hành chính là gì?
A. Chỉ chịu trách nhiệm mua sắm vật tư tiêu hao.
B. Đảm bảo hoạt động vận hành trơn tru, hỗ trợ các bộ phận khác và quản lý các dịch vụ hành chính.
C. Đưa ra các quyết định chiến lược cho toàn bộ công ty.
D. Chỉ tập trung vào việc tuyển dụng nhân sự.
77. Trong quản lý thời gian cá nhân, kỹ thuật ‘Pomodoro’ khuyến khích việc gì?
A. Làm việc liên tục không nghỉ cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ.
B. Chia công việc thành các khoảng thời gian làm việc tập trung xen kẽ với các khoảng nghỉ ngắn.
C. Ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp, bỏ qua các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp.
D. Chỉ làm việc vào những thời điểm cảm thấy hứng thú nhất.
78. Khi sắp xếp bàn làm việc, nguyên tắc ‘gọn gàng và ngăn nắp’ giúp ích gì cho hiệu suất làm việc?
A. Tạo ra môi trường làm việc lộn xộn, khó tập trung.
B. Giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm vật dụng, tăng khả năng tập trung và giảm căng thẳng.
C. Yêu cầu nhân viên dành nhiều thời gian hơn để sắp xếp.
D. Không có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất làm việc.
79. Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất khi đánh giá một nhà cung cấp dịch vụ văn phòng phẩm?
A. Giá cả luôn thấp nhất trên thị trường.
B. Chất lượng sản phẩm, độ tin cậy của dịch vụ, giá cả cạnh tranh và thái độ phục vụ.
C. Chỉ tập trung vào tốc độ giao hàng.
D. Sản phẩm có mẫu mã đẹp nhất.
80. Việc sử dụng danh thiếp (business card) trong môi trường văn phòng chuyên nghiệp thể hiện điều gì?
A. Là hình thức quảng cáo cá nhân không cần thiết.
B. Thể hiện sự chuyên nghiệp, cung cấp thông tin liên hệ chính xác và là công cụ xây dựng mạng lưới quan hệ.
C. Chỉ dùng để trao đổi thông tin trong các sự kiện xã hội.
D. Là bằng chứng cho thấy sự giàu có của người sở hữu.
81. Khi đánh giá một quy trình làm việc, tiêu chí ‘hiệu quả’ (effectiveness) tập trung vào điều gì?
A. Số lượng công việc được thực hiện trong một đơn vị thời gian.
B. Khả năng quy trình đạt được mục tiêu đã đề ra.
C. Chi phí bỏ ra để thực hiện quy trình.
D. Mức độ hài lòng của nhân viên thực hiện quy trình.
82. Yếu tố nào KHÔNG phải là một trong những lợi ích chính của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng?
A. Tăng cường hiệu quả xử lý công việc và tự động hóa quy trình.
B. Cải thiện khả năng giao tiếp và phối hợp nội bộ.
C. Làm tăng chi phí vận hành và phức tạp hóa quy trình.
D. Nâng cao khả năng truy cập và chia sẻ thông tin.
83. Trong các loại hình văn phòng, ‘văn phòng ảo’ (virtual office) có đặc điểm nổi bật nào?
A. Là văn phòng vật lý có quy mô lớn và nhiều tiện ích.
B. Không có không gian làm việc vật lý cố định, nhân viên làm việc từ xa và sử dụng dịch vụ hỗ trợ.
C. Chỉ dành cho các công ty khởi nghiệp nhỏ.
D. Yêu cầu nhân viên phải có mặt tại văn phòng ít nhất 3 ngày/tuần.
84. Khi tiếp nhận và xử lý công văn đến, bước nào là quan trọng nhất để đảm bảo tính pháp lý và sự theo dõi?
A. Chuyển ngay công văn cho người liên quan mà không ghi nhận.
B. Đóng dấu ‘Đã nhận’ và ghi số đến, ngày đến, người nhận vào sổ theo dõi.
C. Chỉ đọc và chuyển cho người có nhu cầu.
D. Lưu trữ công văn vào thư mục cá nhân trên máy tính.
85. Biện pháp nào sau đây là hiệu quả nhất để quản lý tài liệu điện tử trong văn phòng, đảm bảo tính truy cập và bảo mật?
A. Lưu trữ tất cả tài liệu trên máy tính cá nhân của từng nhân viên.
B. Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) với phân quyền truy cập rõ ràng.
C. In toàn bộ tài liệu ra giấy và lưu trữ tại kho văn thư.
D. Gửi tài liệu qua email cá nhân và xóa sau khi đọc.
86. Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất để xây dựng một ‘văn hóa học tập’ (learning culture) trong văn phòng?
A. Khuyến khích nhân viên tự học mà không có sự hỗ trợ từ công ty.
B. Tạo môi trường nơi việc học hỏi, chia sẻ kiến thức và thử nghiệm được khuyến khích và hỗ trợ.
C. Chỉ tập trung vào việc đào tạo các kỹ năng kỹ thuật.
D. Phạt nhân viên nếu họ mắc lỗi trong quá trình học tập.
87. Trong việc xử lý yêu cầu của khách hàng tại văn phòng, thái độ nào là quan trọng nhất để tạo dựng ấn tượng tốt?
A. Thờ ơ và thiếu quan tâm.
B. Chuyên nghiệp, thân thiện, lắng nghe tích cực và đưa ra giải pháp.
C. Luôn nói ‘không’ và tìm lý do từ chối.
D. Nói chuyện riêng với đồng nghiệp trong lúc khách hàng đang trao đổi.
88. Khi soạn thảo email công việc, điều quan trọng nhất cần lưu ý về tiêu đề email là gì?
A. Tiêu đề càng dài càng tốt để thể hiện sự chi tiết.
B. Tiêu đề phải ngắn gọn, rõ ràng, phản ánh đúng nội dung chính của email.
C. Không cần thiết phải có tiêu đề.
D. Sử dụng các ký tự đặc biệt để thu hút sự chú ý.
89. Trong quản lý hồ sơ, nguyên tắc ‘lưu trữ có hệ thống’ có nghĩa là gì?
A. Chỉ lưu trữ những tài liệu quan trọng nhất.
B. Sắp xếp hồ sơ theo một trật tự logic, dễ tìm kiếm và tra cứu.
C. Lưu trữ tất cả tài liệu vào một thư mục chung duy nhất.
D. Chỉ lưu trữ hồ sơ dưới dạng điện tử.
90. Nguyên tắc ‘một người chỉ chịu trách nhiệm trước một cấp trên’ (unity of command) trong quản trị văn phòng nhằm mục đích gì?
A. Tăng cường sự cạnh tranh giữa các cấp quản lý.
B. Phân tán trách nhiệm và giảm thiểu sự phụ thuộc.
C. Tránh sự mâu thuẫn, chồng chéo trong chỉ đạo và báo cáo.
D. Khuyến khích nhân viên báo cáo cho nhiều người để có cái nhìn đa chiều.
91. Khi sắp xếp lịch họp, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu để đảm bảo hiệu quả?
A. Chọn thời gian mà người chủ trì có thể tham dự.
B. Đảm bảo tất cả các thành viên chủ chốt có thể tham dự.
C. Chọn địa điểm họp thuận tiện nhất cho đa số.
D. Gửi thông báo họp trước ít nhất 24 giờ.
92. Khi xử lý thư tín đến văn phòng, nguyên tắc “đến đâu xử lý đến đó” (first-in, first-out) thường được áp dụng cho loại thư nào?
A. Thư cá nhân của nhân viên.
B. Thư quảng cáo, tờ rơi.
C. Thư công vụ, văn bản đến.
D. Tạp chí, báo định kỳ.
93. Trong quản lý văn phòng, vai trò của “văn phòng phẩm” là gì?
A. Đồ trang trí cho văn phòng.
B. Các vật dụng thiết yếu hỗ trợ hoạt động tác nghiệp hàng ngày.
C. Công cụ để ghi lại các cuộc họp.
D. Thiết bị để bảo vệ dữ liệu.
94. Yếu tố nào sau đây đóng vai trò quan trọng nhất trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp tại văn phòng?
A. Luôn tỏ ra mình là người giỏi nhất.
B. Chỉ tập trung vào công việc cá nhân.
C. Tôn trọng, lắng nghe và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau.
D. Thường xuyên chỉ trích những sai sót của người khác.
95. Trong quản trị văn phòng, việc lưu trữ hồ sơ theo phương pháp “first-in, first-out” (FIFO) có ưu điểm chính là gì?
A. Dễ dàng truy cập hồ sơ cũ nhất.
B. Đảm bảo hồ sơ được xử lý theo trình tự thời gian đến.
C. Tiết kiệm không gian lưu trữ.
D. Tăng cường bảo mật cho hồ sơ mới.
96. Khi thực hiện “đánh giá hiệu suất công việc” của nhân viên, mục đích chính là gì?
A. Tìm lý do để kỷ luật nhân viên.
B. Đánh giá kết quả đạt được, xác định điểm mạnh, điểm cần cải thiện và kế hoạch phát triển.
C. Quyết định ai sẽ được thăng chức ngay lập tức.
D. So sánh nhân viên với người khác một cách công khai.
97. Theo nguyên tắc 5S trong quản lý văn phòng, “Sàng lọc” (Seiri) đề cập đến hành động nào?
A. Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp.
B. Loại bỏ những thứ không cần thiết.
C. Giữ gìn vệ sinh khu vực làm việc.
D. Tạo ra một môi trường làm việc tiêu chuẩn.
98. Loại hình giao tiếp nào trong văn phòng mang tính trang trọng, có tính pháp lý và thường được ghi lại bằng văn bản?
A. Giao tiếp phi chính thức (ví dụ: nói chuyện bên lề).
B. Giao tiếp bằng lời nói trực tiếp.
C. Giao tiếp chính thức (ví dụ: văn bản, email công việc).
D. Giao tiếp qua mạng xã hội nội bộ.
99. Theo nguyên tắc “đúng người, đúng việc” trong phân công công việc, yếu tố nào cần được xem xét kỹ lưỡng nhất?
A. Mức độ yêu thích công việc của nhân viên.
B. Năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu của công việc.
C. Thâm niên làm việc của nhân viên.
D. Sự sẵn lòng làm thêm giờ của nhân viên.
100. Việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) mang lại lợi ích lớn nhất cho văn phòng là gì?
A. Giảm chi phí in ấn.
B. Tăng cường khả năng tìm kiếm, truy cập và chia sẻ tài liệu.
C. Nâng cao tính bảo mật thông tin.
D. Tự động hóa hoàn toàn quy trình làm việc.
101. Theo quy trình quản lý văn bản, loại văn bản nào thường được trình bày theo khổ giấy A4 và có tiêu đề, nội dung, chữ ký, con dấu?
A. Công văn
B. Tờ trình
C. Báo cáo
D. Biên bản
102. Trong quản lý công việc cá nhân, nguyên tắc “timeboxing” đề cập đến việc gì?
A. Chia nhỏ công việc lớn thành các phần nhỏ hơn.
B. Phân bổ một khoảng thời gian cố định cho mỗi nhiệm vụ.
C. Ưu tiên các công việc khẩn cấp.
D. Giao phó công việc cho người phù hợp.
103. Mục đích của việc lập “lịch công tác tuần” trong quản trị văn phòng là gì?
A. Ghi lại tất cả các cuộc điện thoại đã nhận.
B. Phân công công việc cho từng nhân viên một cách chi tiết.
C. Tổng hợp các hoạt động, công việc dự kiến trong tuần để định hướng và quản lý.
D. Đánh giá hiệu quả làm việc của phòng ban.
104. Yếu tố nào sau đây KHÔNG phải là một phần của kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong môi trường văn phòng?
A. Lắng nghe chủ động.
B. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp.
C. Phát biểu ý kiến một cách rõ ràng và mạch lạc.
D. Luôn giữ im lặng để tránh xung đột.
105. Trong quản lý cuộc họp, “biên bản cuộc họp” có vai trò quan trọng nhất là gì?
A. Ghi lại chi tiết mọi lời nói của người tham dự.
B. Tóm tắt các nội dung đã thảo luận, các quyết định được đưa ra và các hành động cần thực hiện.
C. Là tài liệu để đánh giá năng lực người điều hành cuộc họp.
D. Thay thế hoàn toàn cho việc tham dự cuộc họp.
106. Việc “phân loại và mã hóa hồ sơ” theo hệ thống thống nhất giúp ích gì cho văn phòng?
A. Tăng số lượng hồ sơ cần lưu trữ.
B. Đảm bảo tính nhất quán, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và quản lý hồ sơ.
C. Giảm yêu cầu về không gian lưu trữ.
D. Tự động hóa quy trình xử lý hồ sơ.
107. Tại sao việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực lại quan trọng đối với quản trị văn phòng?
A. Để giảm thiểu số lượng cuộc họp.
B. Để tăng cường sự gắn kết, động lực làm việc và năng suất của nhân viên.
C. Để tuân thủ các quy định pháp luật.
D. Để giảm chi phí đào tạo nhân viên mới.
108. Kỹ năng “quản lý thời gian” hiệu quả trong văn phòng giúp ích gì cho cá nhân?
A. Giúp hoàn thành mọi việc ngay lập tức.
B. Tăng khả năng tập trung, giảm căng thẳng và nâng cao hiệu suất.
C. Loại bỏ hoàn toàn các công việc không mong muốn.
D. Đảm bảo không bao giờ có sai sót trong công việc.
109. Trong việc tổ chức sắp xếp bàn làm việc, nguyên tắc “mọi thứ có vị trí của nó và mọi thứ đều ở đúng vị trí của nó” liên quan đến nguyên tắc nào?
A. Sàng lọc (Seiri).
B. Sắp xếp (Seiton).
C. Sạch sẽ (Seiso).
D. Săn sóc (Shitsuke).
110. Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất để đảm bảo tính bảo mật của tài liệu điện tử trong văn phòng?
A. Sử dụng mật khẩu mạnh và thay đổi thường xuyên.
B. Lưu trữ tất cả tài liệu trên một ổ cứng duy nhất.
C. Chia sẻ tài liệu công khai cho mọi nhân viên.
D. Chỉ sử dụng phần mềm văn phòng miễn phí.
111. Trong quản lý văn thư, việc “đóng dấu mật” trên văn bản có ý nghĩa gì?
A. Văn bản này rất quan trọng.
B. Văn bản này chứa thông tin mật, cần được bảo vệ và hạn chế người tiếp cận.
C. Văn bản này cần được xử lý ngay lập tức.
D. Văn bản này là bản nháp.
112. Chức năng chính của bộ phận lễ tân trong một văn phòng hiện đại là gì?
A. Quản lý tài chính của công ty.
B. Tiếp đón khách, quản lý thư tín và hỗ trợ thông tin ban đầu.
C. Thực hiện các công việc hành chính nội bộ.
D. Đảm bảo an ninh cho tòa nhà.
113. Khi nhận được thông tin nhạy cảm hoặc bí mật tại văn phòng, hành động đúng đắn nhất là gì?
A. Chia sẻ với một vài đồng nghiệp thân thiết để cùng thảo luận.
B. Lưu trữ thông tin ở nơi dễ truy cập.
C. Giữ kín thông tin và chỉ chia sẻ khi có sự cho phép hoặc theo quy trình.
D. Xóa bỏ ngay lập tức thông tin đó.
114. Việc phân tích SWOT trong quản trị văn phòng nhằm mục đích gì?
A. Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
B. Xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của văn phòng.
C. Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
D. Kiểm soát chi phí hoạt động.
115. Trong quản lý hồ sơ, thuật ngữ “metadata” đề cập đến điều gì?
A. Nội dung chính của tài liệu.
B. Thông tin mô tả về tài liệu (ví dụ: ngày tạo, tác giả, từ khóa).
C. Định dạng tệp của tài liệu.
D. Mức độ bảo mật của tài liệu.
116. Mục đích chính của việc xây dựng quy chế làm việc trong một văn phòng là gì?
A. Tăng cường kỷ luật cá nhân.
B. Quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quy trình làm việc.
C. Giảm thiểu số lượng nhân viên.
D. Tạo ra môi trường làm việc cạnh tranh.
117. Việc lập kế hoạch dự phòng (contingency planning) trong quản trị văn phòng nhằm mục đích chính là gì?
A. Tăng cường hiệu suất làm việc hàng ngày.
B. Chuẩn bị sẵn sàng đối phó với các rủi ro, sự cố bất ngờ.
C. Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
D. Đánh giá kết quả hoạt động.
118. Khi nhận một email công việc quan trọng, hành động đầu tiên cần thực hiện là gì?
A. Trả lời ngay lập tức để xác nhận đã nhận.
B. Chuyển tiếp email cho đồng nghiệp.
C. Đọc kỹ nội dung, xác định yêu cầu và hành động cần thiết.
D. Lưu email vào thư mục cá nhân.
119. Mục đích chính của việc thiết lập “quy trình xử lý công việc” trong văn phòng là gì?
A. Tạo ra nhiều bước thủ tục phức tạp.
B. Đảm bảo công việc được thực hiện một cách nhất quán, hiệu quả và có kiểm soát.
C. Giảm thiểu vai trò của người quản lý.
D. Tăng thời gian chờ đợi cho các yêu cầu.
120. Trong quản lý công văn đi, việc “đóng dấu” có ý nghĩa pháp lý gì?
A. Xác nhận văn bản đã được gửi đi.
B. Chứng thực tính pháp lý và xác nhận trách nhiệm của cơ quan ban hành.
C. Đánh dấu văn bản đã được đọc bởi người nhận.
D. Phân loại mức độ khẩn cấp của văn bản.
121. Khi tiếp nhận và xử lý thư từ, công văn đến, người làm công tác văn phòng cần thực hiện bước nào đầu tiên để đảm bảo thông tin được quản lý đúng quy trình?
A. Chuyển ngay cho người có thẩm quyền mà không cần ghi nhận.
B. Mở thư, đọc nội dung và loại bỏ các tài liệu không cần thiết.
C. Tiếp nhận, đăng ký vào sổ theo dõi hoặc hệ thống quản lý văn bản, sau đó chuyển xử lý theo quy định.
D. Chỉ ghi nhận những thư từ quan trọng, bỏ qua các thư khác.
122. Khi tổ chức một cuộc họp trực tuyến, yếu tố nào quan trọng nhất để đảm bảo sự tham gia và hiệu quả của tất cả mọi người?
A. Chỉ cho phép người thuyết trình được mở micro.
B. Không cần chuẩn bị trước nội dung hoặc mục tiêu cuộc họp.
C. Thiết lập các quy tắc rõ ràng về phát biểu, sử dụng tính năng giơ tay và đảm bảo mọi người có cơ hội đóng góp ý kiến.
D. Bật camera cho tất cả mọi người ngay cả khi họ không có ý kiến đóng góp.
123. Trong việc quản lý và sử dụng email, một ‘cc’ (carbon copy) được sử dụng khi nào?
A. Khi người nhận cần hành động hoặc trả lời ngay lập tức.
B. Để thông báo cho người khác về nội dung email mà không yêu cầu họ phải hành động hoặc trả lời.
C. Khi muốn gửi email cho nhiều người cùng lúc mà không muốn họ thấy địa chỉ của nhau.
D. Chỉ dùng cho các email nội bộ trong công ty.
124. Việc duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp trong văn phòng có tác động như thế nào đến năng suất của nhân viên?
A. Không ảnh hưởng đáng kể, vì năng suất phụ thuộc vào kỹ năng cá nhân.
B. Giúp giảm căng thẳng, tăng cường sự tập trung và thúc đẩy tinh thần làm việc.
C. Tạo ra sự phân tâm do phải luôn dọn dẹp.
D. Chỉ quan trọng đối với các công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ.
125. Việc sử dụng hộp thư điện tử trong giao tiếp công việc cần tuân thủ nguyên tắc nào để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả?
A. Sử dụng tiếng lóng, biểu tượng cảm xúc và viết tắt tùy ý để tạo sự thân mật.
B. Chỉ trả lời những email có nội dung phù hợp với lợi ích cá nhân.
C. Sử dụng tiêu đề email rõ ràng, ngôn ngữ lịch sự, tránh gửi email hàng loạt không cần thiết và phản hồi kịp thời.
D. Chỉ sử dụng email để trao đổi thông tin nội bộ công ty.
126. Trong quy trình tuyển dụng nhân sự cho bộ phận văn phòng, yếu tố nào sau đây cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo ứng viên phù hợp?
A. Chỉ dựa vào bằng cấp cao nhất mà không xem xét kinh nghiệm thực tế.
B. Kinh nghiệm làm việc, kỹ năng mềm (giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề) và sự phù hợp với văn hóa công ty.
C. Ưu tiên ứng viên có người thân làm việc trong công ty.
D. Chỉ đánh giá qua phỏng vấn ngắn gọn mà không kiểm tra kỹ năng.
127. Khi đánh giá hiệu quả của một quy trình làm việc trong văn phòng, tiêu chí nào sau đây là quan trọng nhất để đo lường sự thành công?
A. Số lượng công việc được thực hiện trong một ngày.
B. Khả năng đạt được mục tiêu đề ra, tính hiệu quả (nguồn lực sử dụng), và sự hài lòng của các bên liên quan.
C. Thời gian hoàn thành công việc, bất kể chất lượng.
D. Mức độ phức tạp của quy trình.
128. Trong môi trường văn phòng hiện đại, vai trò của công nghệ thông tin (CNTT) đối với công tác quản lý văn phòng là gì?
A. Chỉ hỗ trợ việc gửi email và lướt web giải trí.
B. Là công cụ thiết yếu để tự động hóa quy trình, tăng cường hiệu quả xử lý thông tin và giao tiếp.
C. Chỉ cần thiết cho bộ phận IT mà không ảnh hưởng đến các bộ phận khác.
D. Là yếu tố phụ trợ, không mang lại lợi ích đáng kể cho hoạt động quản lý.
129. Trong quản lý văn bản, thuật ngữ ‘phân loại văn bản’ có ý nghĩa gì?
A. Là việc sao chép toàn bộ nội dung văn bản.
B. Là quá trình sắp xếp, nhóm các văn bản dựa trên tiêu chí nhất định như loại hình, nội dung, hoặc thời hạn bảo quản.
C. Là việc gạch bỏ những thông tin không cần thiết trong văn bản.
D. Là việc dịch văn bản sang ngôn ngữ khác.
130. Trong công tác quản lý văn thư, quy trình ‘luân chuyển văn bản’ đề cập đến điều gì?
A. Là quá trình sao chép và lưu trữ văn bản.
B. Là hành trình của văn bản từ khi được tạo ra hoặc tiếp nhận, qua các bước xử lý, phê duyệt, ban hành và lưu trữ.
C. Là việc biên dịch văn bản sang các ngôn ngữ khác nhau.
D. Là việc chỉ gửi văn bản cho người có thẩm quyền cao nhất.
131. Khi giao tiếp bằng văn bản với đối tác nước ngoài, điều gì cần đặc biệt lưu ý để tránh hiểu lầm về văn hóa?
A. Sử dụng tiếng lóng và thành ngữ địa phương để tạo sự gần gũi.
B. Tìm hiểu về phong tục, tập quán, cách xưng hô và cách diễn đạt phù hợp với văn hóa của đối tác.
C. Chỉ tập trung vào nội dung kinh doanh mà bỏ qua các yếu tố văn hóa.
D. Sử dụng ngôn ngữ càng phức tạp, càng thể hiện sự chuyên nghiệp.
132. Việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng (ví dụ: in ấn, sửa chữa, vệ sinh) mang lại lợi ích gì?
A. Tăng chi phí do phải ưu đãi cho nhà cung cấp.
B. Đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định, có thể nhận được các ưu đãi về giá hoặc dịch vụ, và giải quyết vấn đề phát sinh nhanh chóng hơn.
C. Chỉ có lợi cho nhà cung cấp mà không mang lại lợi ích gì cho văn phòng.
D. Làm phức tạp hóa quy trình mua sắm, đấu thầu.
133. Việc áp dụng ‘lean office’ (văn phòng tinh gọn) trong quản trị văn phòng tập trung vào mục tiêu nào?
A. Tăng cường các quy trình thủ công rườm rà.
B. Loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.
C. Tăng số lượng giấy tờ lưu trữ.
D. Chỉ tập trung vào việc cắt giảm chi phí mà không quan tâm đến chất lượng.
134. Khi xử lý các tình huống khẩn cấp trong văn phòng (ví dụ: hỏa hoạn, mất điện đột ngột), vai trò của người quản lý văn phòng là gì?
A. Chỉ chịu trách nhiệm khi có chỉ thị từ cấp cao hơn.
B. Đảm bảo mọi người tuân thủ quy trình ứng phó khẩn cấp đã được thiết lập, cung cấp thông tin, hướng dẫn và phối hợp với các lực lượng chức năng nếu cần.
C. Tự ý đưa ra các quyết định mà không cần tham khảo ý kiến ai.
D. Chỉ tập trung vào việc bảo vệ tài sản của công ty.
135. Trong quản lý văn phòng phẩm, hành động nào sau đây thể hiện sự lãng phí và thiếu hiệu quả?
A. Lập kế hoạch mua sắm định kỳ dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế.
B. Thường xuyên kiểm kê, rà soát số lượng và tình trạng văn phòng phẩm.
C. Yêu cầu nhân viên tự do lấy bất kỳ vật phẩm nào họ muốn mà không có quy định hay theo dõi.
D. Ưu tiên mua sắm các vật phẩm có chất lượng tốt để đảm bảo độ bền.
136. Khi một nhân viên mới gia nhập văn phòng, quy trình nào sau đây là quan trọng nhất để họ nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả?
A. Yêu cầu nhân viên tự tìm hiểu mọi thứ mà không có sự hỗ trợ.
B. Cung cấp thông tin về quy định, văn hóa công ty, giới thiệu đồng nghiệp và hướng dẫn công việc ban đầu (onboarding).
C. Chỉ giao những công việc đơn giản nhất.
D. Cho phép nhân viên mới tự quyết định cách thức làm việc của mình.
137. Trong quản lý hành chính văn phòng, việc sử dụng ‘mẫu văn bản’ (template) mang lại lợi ích chính gì?
A. Tạo ra sự khác biệt về hình thức cho từng văn bản.
B. Đảm bảo tính nhất quán về định dạng, tiết kiệm thời gian soạn thảo và giảm thiểu sai sót.
C. Yêu cầu kiến thức chuyên sâu về thiết kế đồ họa.
D. Chỉ phù hợp cho các văn bản đơn giản.
138. Việc thiết lập một hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học trong văn phòng giúp ích gì cho công tác quản lý?
A. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, sử dụng và bảo quản hồ sơ, giảm thiểu thời gian tìm kiếm.
B. Tăng cường không gian làm việc trống trải bằng cách loại bỏ các tài liệu không cần thiết.
C. Chỉ đơn thuần là lưu trữ vật lý mà không có tác động đến hiệu quả quản lý.
D. Giảm bớt trách nhiệm của nhân viên đối với việc quản lý hồ sơ.
139. Khi nhận một cuộc gọi nhỡ từ một số lạ, hành động nào sau đây là khôn ngoan nhất để đảm bảo an toàn thông tin cá nhân?
A. Gọi lại ngay lập tức để tìm hiểu ai đã gọi.
B. Bỏ qua cuộc gọi và không thực hiện hành động nào.
C. Tìm kiếm thông tin về số điện thoại đó trên mạng trước khi quyết định có gọi lại hay không, hoặc chỉ gọi lại nếu có lý do chính đáng.
D. Nhắn tin cho số đó với nội dung yêu cầu họ cung cấp thông tin.
140. Trong quản trị văn phòng, việc tổ chức và quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả đóng vai trò gì?
A. Giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
B. Tăng cường bảo mật thông tin và phòng tránh rò rỉ dữ liệu.
C. Hỗ trợ ra quyết định chính xác dựa trên thông tin đáng tin cậy.
D. Tất cả các phương án trên đều đúng.
141. Việc tổ chức lưu trữ hồ sơ điện tử có ưu điểm nổi bật nào so với lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống?
A. Tốn nhiều không gian lưu trữ vật lý hơn.
B. Dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ, sao lưu và bảo mật thông tin, tiết kiệm không gian vật lý.
C. Yêu cầu thiết bị chuyên dụng và phức tạp để truy cập.
D. Không thể tìm kiếm lại thông tin sau một thời gian.
142. Khi soạn thảo một biên bản cuộc họp, mục đích chính của việc ghi lại đầy đủ các ý kiến và quyết định là gì?
A. Để có tài liệu tham khảo cho các cuộc họp tương lai một cách tùy tiện.
B. Đảm bảo tính minh bạch, làm căn cứ cho việc thực hiện các quyết định và giải quyết các vấn đề phát sinh.
C. Chứng minh năng lực ghi chép của người thư ký cuộc họp.
D. Chỉ ghi lại những điểm quan trọng nhất mà không cần chi tiết.
143. Việc sắp xếp lịch làm việc và cuộc họp cho cấp quản lý cần tuân thủ nguyên tắc nào để tối ưu hóa thời gian?
A. Ưu tiên các cuộc họp không có chương trình chi tiết để linh hoạt xử lý.
B. Chỉ sắp xếp lịch dựa trên yêu cầu đột xuất từ các bộ phận khác.
C. Cần có sự phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan, xác định rõ mục tiêu, thời lượng và chuẩn bị tài liệu cần thiết trước mỗi cuộc họp.
D. Sắp xếp lịch theo thứ tự ưu tiên của người yêu cầu, không cần quan tâm đến tính cấp thiết.
144. Đâu là sự khác biệt cơ bản giữa quản lý công việc (task management) và quản lý dự án (project management) trong môi trường văn phòng?
A. Quản lý công việc chỉ tập trung vào các nhiệm vụ cá nhân, quản lý dự án bao gồm nhiều người.
B. Quản lý công việc thường có phạm vi nhỏ, thời gian ngắn và mục tiêu cụ thể, trong khi quản lý dự án có phạm vi rộng, phức tạp hơn, có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng, và yêu cầu phối hợp nhiều nguồn lực.
C. Quản lý dự án luôn sử dụng phần mềm chuyên dụng, quản lý công việc thì không.
D. Hai khái niệm này hoàn toàn giống nhau và có thể dùng thay thế.
145. Khi sử dụng máy photocopy trong văn phòng, hành động nào sau đây là quan trọng để bảo vệ thiết bị và đảm bảo hiệu quả sử dụng?
A. Sử dụng giấy kém chất lượng để tiết kiệm chi phí.
B. Thường xuyên tự ý tháo lắp các bộ phận của máy khi gặp trục trặc nhỏ.
C. Tuân thủ hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất, sử dụng đúng loại giấy và mực, và thông báo cho bộ phận kỹ thuật khi có lỗi.
D. Chỉ sử dụng máy khi thực sự cần thiết, bỏ qua các tính năng khác.
146. Khi quản lý lịch trình cá nhân, nguyên tắc ‘time blocking’ (phân chia thời gian theo khối) đề cao điều gì?
A. Làm việc liên tục không nghỉ ngơi để hoàn thành công việc.
B. Phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ nhất định để tập trung và quản lý hiệu quả.
C. Chỉ tập trung vào các nhiệm vụ khẩn cấp nhất.
D. Thay đổi lịch trình tùy ý theo cảm hứng.
147. Khi soạn thảo công văn, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả?
A. Sử dụng ngôn ngữ hoa mỹ, phức tạp để thể hiện sự uyên bác.
B. Đảm bảo cấu trúc rõ ràng, bố cục hợp lý, ngôn ngữ súc tích, chính xác và lịch sự.
C. Tập trung vào việc trình bày ý kiến cá nhân một cách mạnh mẽ.
D. Chỉ cần truyền đạt đủ thông tin mà không cần chú trọng hình thức.
148. Khi xử lý yêu cầu từ khách hàng qua điện thoại, thái độ phục vụ nào sau đây được đánh giá là không chuyên nghiệp?
A. Lắng nghe cẩn thận, thể hiện sự đồng cảm và đưa ra giải pháp.
B. Dùng giọng điệu niềm nở, lịch sự và giới thiệu tên mình rõ ràng.
C. Ngắt lời khách hàng khi họ đang trình bày vấn đề và tỏ ra thiếu kiên nhẫn.
D. Cung cấp thông tin chính xác và hướng dẫn khách hàng các bước tiếp theo.
149. Phân biệt giữa ‘giấy mời’ và ‘thư mời’ trong ngữ cảnh hành chính văn phòng, đâu là điểm khác biệt cốt lõi?
A. ‘Giấy mời’ thường dùng cho sự kiện nội bộ, ‘thư mời’ cho đối tác bên ngoài.
B. ‘Giấy mời’ mang tính chất thông báo, ‘thư mời’ mang tính chất trang trọng và yêu cầu phản hồi.
C. ‘Giấy mời’ là văn bản hành chính, ‘thư mời’ là hình thức giao tiếp cá nhân.
D. Không có sự khác biệt căn bản, hai thuật ngữ này có thể thay thế cho nhau.
150. Yếu tố nào sau đây KHÔNG phải là một trong những mục tiêu chính của công tác lễ tân trong văn phòng?
A. Tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp về công ty đối với khách đến làm việc.
B. Đảm bảo an ninh và trật tự trong khu vực tiếp khách.
C. Tăng doanh số bán hàng trực tiếp tại quầy lễ tân.
D. Hỗ trợ, hướng dẫn và cung cấp thông tin cần thiết cho khách.
